telraam-1

Klokkenluidersregeling

Klachten worden door AVB accountants serieus genomen en zorgvuldig en vertrouwelijk afgehandeld. Deze klokkenluidersregeling waarborgt dat personen van buiten onze organisatie en aan AVB accountants verbonden of werkzame personen zonder gevaar voor hun rechtspositie vermeende onregelmatigheden aan de orde kunnen stellen. Deze regeling leidt ertoe dat klachten worden vastgelegd, vertrouwelijk en tijdig worden behandeld en dat de onregelmatigheden waarover wordt geklaagd, indien gegrond, tijdig worden afgehandeld door het nemen van passende maatregelen door de accountantsorganisatie.

De klokkenluidersregeling is geldig naast onze klachtenprocedure. Het verschil tussen de klachten- en de klokkenluidersregeling hangt samen met het feit dat gebruik van de klokkenluidersregeling altijd op basis van anonimiteit plaatsvindt. De melding kan bij de vertrouwenspersoon (=compliance officer) van AVB accountants schriftelijk worden ingediend.

Begrippen
In deze regeling worden de volgende begrippen gebruikt:
(Accountants)organisatie: AVB accountants
Medewerker: Alle aan AVB accountants verbonden partners en werknemers
Externe derde: Een ieder natuurlijk- of rechtspersoon niet zijnde AVB accountants of  één van haar medewerkers.
Melder: Medewerker of externe derde die een melding doet als bedoeld in deze klokkenluidersregeling.
Vertrouwenspersoon: De natuurlijke persoon die door het bestuur van AVB accountants is aangesteld in het kader van deze klokkenluidersregeling.

Reikwijdte
Deze klokkenluidersregeling heeft betrekking op de volgende situaties:

  1. handelingen die leiden tot strafbare feiten door onze organisatie of onze medewerkers;
  2. alle werkelijke of vermoede andere overtredingen van externe wet- en regelgeving door onze organisatie of onze medewerkers;
  3. alle werkelijke of vermoede overtredingen van interne regelgeving door onze organisatie of onze medewerkers;
  4. (dreigende) intimidatie van medewerkers door collega’s dan wel leidinggevenden;
  5. (dreigende) onrechtmatige vernietiging of manipulatie van gegevens of informatie;
  6. en verder alle situaties die naar de mening van een melder voor melding aan de vertrouwenspersoon in aanmerking komen.

 

Procedure

  1. Indien sprake is van een situatie die onder de reikwijdte van deze klokkenluidersregeling valt, heeft de melder de mogelijkheid deze te melden aan de vertrouwenspersoon;
  2. De melding aan de vertrouwenspersoon vindt uitsluitend schriftelijk plaats;
  3. Externe derden kunnen eveneens een melding schriftelijk doen aan de vertrouwenspersoon;
  4. Uw brief kunt u richten aan de compliance officer: Lochemseweg 33a, 7244 RR Barchem.
  5. Vermeldt u bij uw melding in ieder geval het volgende:
    1. Uw naam en adres;
    2. De naam van de medewerker op wiens gedraging de klacht betrekking heeft;
    3. De dagtekening en uw handtekening;
    4. Een omschrijving van de gedraging waartegen de klacht is gericht;
    5. De reden waarom u de klacht indient.
  6. Indien het een melding jegens de vertrouwenspersoon (=compliance officer) betreft dan dient de melding plaats te vinden aan het bestuur van onze organisatie;
  7. De vertrouwenspersoon bevestigt de melding binnen één week aan de melder. De vertrouwenspersoon informeert de melder tevens hoe en binnen welke termijn diens melding in behandeling zal worden genomen. Deze termijn bedraagt uiterlijk vier weken na de ontvangst van de melding.
  8. Indien sprake is van een situatie genoemd onder punt 1 of 5 bij de reikwijdte, informeert de vertrouwenspersoon onmiddellijk het bestuur van onze organisatie. De vertrouwenspersoon informeert hierover tevens de melder;
  9. Indien sprake is van een (dreigende) overtreding van interne of externe beroepsregelgeving informeert de vertrouwenspersoon de compliance officer;
  10. Bij het informeren van het bestuur van onze organisatie en de compliance officer als bedoeld in de punten 6 en 7 maakt de vertrouwenspersoon de bron niet bekend;
  11. De vertrouwenspersoon informeert de melder uiterlijk na vier weken over de afhandeling van zijn melding en de maatregelen die zijn genomen. Indien deze termijn door onvoorziene omstandigheden niet kan worden gehaald, informeert de vertrouwenspersoon de melder hierover en geeft hij aan op welke termijn de melder zal worden geïnformeerd over de afwerking van diens melding.
  12. Meldingen die betrekking hebben op een (dreigende) overtreding van interne of externe beroepsregelgeving worden in alle gevallen door de vertrouwenspersoon afgehandeld in overleg met de compliance officer met inachtneming van de vertrouwelijkheid.

 

Vertrouwelijkheid
De melding, de correspondentie hierover en de behandeling geschieden onder volledige geheimhouding en vertrouwelijkheid, tenzij de melder de vertrouwenspersoon ontheft van zijn geheimhoudingsplicht. Onze organisatie garandeert de medewerkers die meldingen aan de vertrouwenspersoon doorgeven op grond van deze klokkenluidersregeling, dat de melding op geen enkele wijze van negatieve invloed zal zijn op zijn/haar functioneren binnen onze organisatie, dan wel zijn/haar carrière.

background-AVB